Riunioni inefficaci e problemi tecnologici possono far perdere 130 mln dollari l’anno in produttività 

(Adnkronos) – Le riunioni improduttive non fanno solo sprecare tempo, ma generano anche la perdita di milioni e lavoro aggiuntivo. Il nuovo studio globale di Jabra, leader a livello mondiale nelle soluzioni audio, video e di collaborazione, su oltre 2.300 professionisti dimostra che il vero costo dei meeting professionali va ben oltre il tempo trascorso nella stanza, incidendo profondamente sulla perdita di concentrazione, su risultati poco chiari e, come conseguenza, su un crescente 'debito di riunioni' da svolgere. Sono sei i principali risultati dello studio. 1) Il tempo dedicato alle riunioni è elevato a fronte di un valore percepito basso: oltre la metà delle ore (58%) è considerata superflua nell'arco della settimana, l'equivalente di 26 giorni lavorativi di produttività persa all'anno per ciascuna persona. 2) I guasti tecnologici continuano a interrompere le riunioni, con il 75% dei meeting ibridi e il 52% di quelli completamente virtuali colpiti da problemi, e con tempo regolarmente perso a causa delle disfunzioni relative a qualità dell’audio, del video e della connettività. 3) L'equità da remoto rimane una sfida. Circa la metà dei partecipanti da remoto si sente dimenticata o interrotta nei meeting ibridi, con donne e dipendenti junior che si sentono colpiti in modo sproporzionato. 4) Le riunioni spesso non riescono a produrre risultati chiari, con il 59% che richiede discussioni di follow-up e lavoro aggiuntivo. 5) La stragrande maggioranza dei dipendenti (87%) sperimenta un certo livello di ansia: maggiore è il numero di riunioni, maggiore è l'ansia. 6) Il sovraccarico di sessioni influisce sulla partecipazione e sul contributo delle persone, con una diffusa stanchezza e chiari limiti rispetto alla durata dell'impegno.  Le conseguenze delle riunioni improduttive e la tecnologia inaffidabile si sommano rapidamente fino a generare una problematica finanziaria sbalorditiva. In un'azienda con circa 5.000 dipendenti, la combinazione di meeting inutili e guasti tecnologici si traduce in una perdita stimata di 130 milioni di dollari in produttività ogni anno. Di questi, circa 120 milioni di dollari – equivalenti a 26 giorni lavorativi per lavoratore all'anno – sono legati direttamente al tempo sprecato in riunioni considerate non necessarie o di scarso valore, mentre altri 8,4 milioni di dollari – l'equivalente di 3-4 giorni lavorativi all'anno per dipendente – vanno persi a causa di problemi tecnici legati esclusivamente ai meeting ibridi.  Ma l'impatto non si ferma qui. Questi problemi spesso innescano una serie di soluzioni temporanee, necessità di follow-up e conversazioni ripetute che aggravano la disfunzione delle riunioni nel tempo. Le esperienze negative possono anche contribuire all'esclusione di chi lavora da remoto, ridurre la chiarezza al termine degli incontri e limitare l'efficacia degli strumenti basati sull'Intelligenza Artificiale, che dipendono da conversazioni chiare e coerenti.  "Abbiamo trattato le riunioni improduttive come un fastidio, non come un rischio finanziario", ha commentato Holger Reisinger, senior vice president Enterprise video business unit di Jabra. "Se i vostri collaboratori temono le riunioni, state già pagando il prezzo, ed è un chiaro segnale che le imprese devono ripensare e reimmaginare completamente la propria cultura dei meeting, supportate da una tecnologia che consenta a tutti di essere visti e ascoltati chiaramente", ha detto.  Questa ricerca mostra che ciò che può sembrare un ritardo di pochi minuti in una singola sessione, o l'abbandono del video, può trasformarsi su larga scala in un costo organizzativo molto più grande, rallentando il processo decisionale e minando lo scopo stesso di riunire le persone. Le riunioni ibride fanno ormai parte della routine lavorativa, con più di un quarto delle medesime che coinvolge un mix di partecipanti in presenza e da remoto. Tre meeting su quattro, di questo tipo, presentano almeno una disfunzione tecnica: il 73% degli intervistati dichiara problemi a sentire gli altri partecipanti e il 68% difficoltà a vederli chiaramente. In media, le interruzioni tecniche costano quasi undici minuti in ogni sessione ibrida, accumulando tre giorni lavorativi di produttività persa per dipendente ogni anno.  Nelle grandi imprese l'impatto aumenta significativamente: le aziende con più di 1.000 dipendenti perdono l'82% di tempo in più rispetto a quelle con meno di 50 lavoratori. Per un totale di quasi quattro giorni lavorativi per lavoratore all'anno, poiché le società più grandi tengono più incontri in stanze attrezzate in modo meno coerente. I guasti tecnologici durante gli incontri professionali possono anche raddoppiare la probabilità che sia necessaria un’attività di follow-up, trasformando brevi interruzioni in una perdita di produttività a lungo termine. In molti casi, le società iniziano ad adattarsi a questi disservizi prima ancora che le sessioni siano iniziate. Spegnere le telecamere, cambiare dispositivo o affidarsi a soluzioni di ripiego può far andare avanti le riunioni sul momento, ma rinunciare al collegamento video le rende per il 43% destinate a generare discussioni di follow-up e per il 30% più propense a concludersi senza azioni chiare da intraprendere.  La ricerca di Jabra ha rilevato che la metà delle persone che partecipano a meeting ibridi da remoto riferisce di essere dimenticata, interrotta o esclusa dalle conversazioni. Molti riferiscono anche difficoltà a partecipare pienamente a causa della scarsa visibilità e dell'audio scadente. I risultati suggeriscono che, sebbene la cultura delle riunioni giochi un ruolo importante nell'inclusione, una tecnologia inadeguata può amplificare significativamente le problematiche esistenti relative alla partecipazione e alla visibilità: le donne hanno il 16% di probabilità in più di riferire di sentirsi escluse quando partecipano da remoto, mentre i dipendenti junior hanno addirittura il 26% di possibilità in più di subire l'emarginazione.  L'impatto finanziario dei meeting non si limita al tempo fisicamente trascorso in esse. In molti casi, il vero costo diventa visibile solo in seguito. I risultati mostrano che il 66% dei lavoratori lascia regolarmente le sessioni senza indicazioni chiare sulle azioni da intraprendere. Di conseguenza, il 59% richiede un incontro di follow-up per chiarire le decisioni. Questo effetto cumulativo è ulteriormente rafforzato dal modo in cui vengono vissuti i meeting. L'87% dei lavoratori dichiara un certo livello di ansia da riunione e questo sentimento è strettamente legato ai risultati. Chi vive gli incontri professionali con frequente apprensione ha una probabilità significativamente maggiore di concluderli senza idee chiare, rendendo necessari ulteriori approfondimenti. Allo stesso tempo, c'è un chiaro limite cognitivo al numero di sessioni a cui le persone possono partecipare in modo efficace. Il 42% dei professionisti raggiunge il proprio massimo di energia entro due ore di riunioni consecutive, quota che sale all'83% entro quattro ore. Con il calare della capacità diminuisce anche la qualità della partecipazione, aumentando la probabilità che le caratteristiche dei meeting debbano essere riconsiderate. Nel loro insieme, questi fattori alimentano un circolo vizioso in cui una sessione improduttiva ne genera subito un’altra. Nel corso del tempo, questo 'debito di riunioni' si accumula all'interno delle aziende, gravando silenziosamente su produttività, processi decisionali e benessere dei dipendenti.  Mentre le imprese guardano all'Intelligenza Artificiale per migliorare la produttività, le riunioni stanno diventando un'area di interesse chiave. Sebbene tre quarti dei lavoratori abbiano provato strumenti basati sull'Ia, come trascrizioni e riassunti, meno di uno su tre li usa regolarmente. I risultati suggeriscono che il limite non è la tecnologia in sé, ma le condizioni in cui viene utilizzata. Un audio scadente, conversazioni poco chiare ed esperienze incoerenti riducono l'accuratezza e l'utilità dei risultati dell'Ia. "L'Ia – ha affermato Holger Reisinger – può valorizzare una riunione ben gestita, ma non può sistemarne una fallimentare. Se le società vogliono sbloccare il valore dell'IA nei meeting, devono partire dalle basi, assicurandosi che le persone possano essere viste, ascoltate e comprese chiaramente". 
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